Gli eventi speciali: uno strumento per mantenere e accrescere il capitale relazionale.

Secondo gli esperti di relazioni pubbliche l’evento è un’iniziativa di comunicazione complessa,
circoscritta nel tempo, promossa dallo Studio Professionale per suscitare l’interesse, richiamare
l’attenzione dei suoi interlocutori e che prevede quindi la presenza/partecipazione diretta di un
pubblico specifico, interessato ai contenuti esposti.

Tale definizione mi permette di esprimere un concetto che reputo fondamentale: l’evento
speciale è relazione! Una “call to action” e la possibilità di mantenere e migliorare i rapporti con
i diversi interlocutori dello Studio attraverso situazioni più o meno informali che presuppongono
una “partecipazione fisica e mentale” sia da parte di chi organizza che di chi è invitato!

La progettazione e organizzazione di un evento deve però essere inserita all’interno di un piano
di comunicazione complessivo, nel quale siano presenti azioni differenti che si sostengono e
integrano l’un l’altra. Solo in questo modo si è certi di ottimizzare le risorse investite e di trasferire
coerentemente i messaggi chiave utili. L’evento comunica il resto delle attività e viceversa.

Gli obiettivi che lo Studio Professionale può raggiungere attraverso l’organizzazione degli eventi
possono essere differenti alla luce della strategia di comunicazione prescelta:

  • l’aumento della credibilità e notorietà;
  • la conoscenza delle reali potenzialità e/o i servizi che lo Studio è in grado di offrire ai propri clienti;
  •  l’accreditamento nei confronti delle istituzioni e della comunità territoriale.

Per raggiungere tali obiettivi è possibile utilizzare tipologie differenti di evento:

  • Eventi di tipo tecnico: legati alle attività specifiche dello Studio (presentazione di novità fiscali, nuove normative, risparmio energetico, tutela del patrimonio, etc. etc..);
  • Eventi di tipo culturale o sportivo non direttamente connessi all’attività ma inerenti a tematiche interessanti per lo Studio e/o legati a peculiarità o caratteristiche del territorio nel quale si opera (presentazione di un libro, sponsorizzazione/organizzazione di eventi culturali es. mostre, sponsorizzazione eventi sportivi es. gara di golf, ecc.).

In particolare la vicinanza al territorio o il supporto a specifiche situazioni legate all’ambiente
economico e sociale di riferimento possono essere una leva importante per incrementare la
visibilità e mantenere la reputazione.

Attenzione ad alcuni dettagli che sembrano banali ma non lo sono:

  1. L’evento va comunicato con gli strumenti adeguati al pubblico mirato con il quale vogliamo interagire;
  1. L’evento va organizzato con metodicità e pianificazione, con tempi certi e risorse umane adeguate;
  1. Le iniziative di comunicazione, compresi gli eventi necessitano di continuità per essere
  2. efficaci;

Il circolo virtuoso della comunicazione deve essere alimentato di iniziative e
stimoli. Non si può decidere di smettere di comunicare.

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